Les Enregistrements comptables

Bien maintenant nous allons apprendre comment enregistrer notre comptabilité (en clair nos factures d'achat et de vente, etc...)

Voici mon cours :

Rappelons que l’exercice comptable est la période qui sépare le bilan d’ouverture du bilan de clôture. Le bilan d’ouverture constate la situation de l’entreprise à une date donnée. Il va évoluer par le jeu des opérations effectuées au cours de l’exercice : entrées et sorties d’argent, achat de matériel, etc.

Ces opérations sont enregistrées à partir de documents de base ou documents  de base ou documents comptables.

I.        Les documents comptables

Les principaux documents comptables de base intéressant l’exploitation agricole ont deux sources :

Ø      Internes, ce sont les documents émis par l’entreprise, qu’ils soient adressés à des tiers (factures, chèques de paiements, etc.) ou destinées à sa gestion (tableaux d’amortissement, livres de mouvements d’animaux, etc.)

Ø      Externes, ce sont les documents adressés à l’entreprise par des tiers : factures, relevés, avis de prélèvements, avis bancaires, effets de commerce, etc.

Pour leur traitement, les documents comptables sont :

Ø      Triés,

Ø      Contrôlés : on s’assure que leurs données correspondent à des faits qui se sont réellement produits,

Ø      Comptabilisés : on enregistre les écritures comptables correspondantes,

Ø      Classés et conservés : l’exploitant est tenu de conserver les documents durant un laps de temps correspondant généralement à la prescription fiscale : au moins cinq ans pour les documents bancaires, six ans pour les factures d’achat et de vente, et tous les documents relatifs à l’imposition au bénéfice réel ou à la TVA.

II.      Les comptes

a.       Présentation :

Au cours de l’exercice, de nombreux mouvements doivent être notés. Ils sont inscrits dans des tableaux distinctifs, où sont regroupés les faits comptables de même nature, ou concernant le même élément de patrimoine : les comptes.

Exemple :

Ø      Le compte « caisse » enregistre les entrées et sorties d’espèces ;

Ø      Les compte «  banque » enregistre les entrées et les sorties de chèques reçus ou émis par l’exploitant, les virements et prélèvements …

Ø      Le compte « matériel » enregistre les entrées et sorties de matériel ;

Ø      Etc…

Le classement par comptes permet de connaître toutes les variations intervenues au cours de l’exercice pour un poste donnée.

b.      Description

Le compte se présent sous la forme d’un tableau à double entrée.

Par convention, la colonne de gauche est appelé DEBIT.  Elle enregistre la destination du mouvement.

La colonne de droite est appelée CREDIT. Elle enregistre l’origine du mouvement. Nous utiliserons une présentation simplifiée des comptes : les comptes en T. En temps normal, ils appartiennent au « brouillard » d’une comptabilité.

Numéro du compte

Intitulé du compte

  Débit                                                   crédit

c.       Fonctionnement

Lorsqu’on enregistre une opération comptable, il faut utiliser autant de comptes que de postes concernés par cette opération. Au minimum, deux : l’origine et la destination… Mais en général plutôt trois : l’origine, la destination et la TVA, et parfois beaucoup plus !

Enregistrons notre première opération comptable :

Le fait : c’est un achat de produits de traitement, pour une valeur de 750€, payé immédiatement par chèque. (Pour ce premier exemple, nous ne tiendrons pas compte de la TVA)

Nous ouvrirons donc deux comptes : l’un pour constater l’entrée des produits de traitement, l’autre pour constater la sortie d’argent.

         6013                                                                                                           512

Produits de défense des végétaux                                                                Banque

Remarque important :

Votre relevé bancaire est un document comptable de la banque et non pas de votre propre comptabilité. Il est donc inversé par rapport à vos propres enregistrements ;

 Règle fondamentale :

Compte Actifs                                                                                 Compte Passif

      Compte charges                                                                       Compte produits

d.      Terminologie

Ø      Débiter un compte, c’est enregistrer une somme au débit de ce compte.

(Exemple précédent avec les produits de défense des végétaux)

Ø      Créditer un compte, c’est enregistrer une somme au crédit de ce compte.

(Exemple précédent avec la banque)

Ø      Le solde  d’un compte est constitué par la différence entre l’ensemble des somems enregistrées au débit et l’ensemble des sommes enregistrées au crédit de ce compte, à une date donnée.

Le solde est débiteur (S.D.) si l’ensemble des sommes « débit » est supérieur à l’ensemble des sommes « crédit ». Dans le cas contraire, le solde est créditeur (S.C.)

Exemples : reprenons les comptes utilisés plus haut.

6013

Produits de défense des végétaux

512

           Banque

Le solde débiteur s’inscrit au crédit du compte, le solde créditeur au débit du compte. Le solde est nul si l’ensemble des sommes « débit » est égale à l’ensemble des sommes « crédit » de ce compte.

Ø      Pour clôturer ou fermer un compte, on le solde.

Ø      Pour rouvrir un compte, on inscrit le solde précédent, appelé « report à nouveau », du coté correspondant à son appellation : au débit pour un solde débiteur, au crédit pour un solde créditeur.

Exemple :

6013

Produits de défense des végétaux

512

           Banque

III.    La partie double

Toute opération fait l’objet de deux inscriptions de sens contraire : l’une enregistre l’effet, l’autre la cause. En conséquence, chaque opération est portée à la fois, et pour un montant égal, au débit d’un ou plusieurs comptes et au crédit d’un ou plusieurs comptes.

Exemple : vente de céréales à un client qui règle en espèces.

     Si la date de la vente est le 10 octobre, et pour un montant de 500 €, la comptabilisation de cette opération sera la suivante :

701

       Vente de produits végétaux

53

           Caisse

   Voici une présentation plus complète des comptes, comme vous pourriez la trouver dans un livre de compte :

                                                                                              53 Caisse

701 Vente de produits végétaux

Conséquences de la partie double :

Après un enregistrement de plusieurs opérations comptables, si on additionne toutes els colonnes de gauche (débit) et toutes les colonnes de droite (crédit) de tous les comptes, leurs totaux doivent être égaux.

Exemples : Nous enregistrons schématiquement els opérations suivantes :

1-      Ventes de veaux, 4000€ HT  réglé par chèque par la coopérative X

2-       Achat d’engrais, 6000€ HT  réglé par chèque au fournisseur Dupont.

3-      Retrait d’espèces à la banque, versé en caisse : 300€

4-      Obtention d’un emprunt moyen terme, 12000€, les retenues pour parts sociales* s’élèvent à 1% du montant consenti.

Nous ferons ensuite la clôture des comptes utilisés et vérifierons l’égalité : Somme débit = Somme crédit

*les parts sociales sont des fractions du capital social d’une structure qui déterminent les prérogatives de l’associé (droit de regard sur la gestion de l’entreprise, droit au partage des bénéfices,…) Dans la comptabilité d’une entreprise agricole, elles apparaissent en « immobilisations financières »

704                                                                                          512

                  Vente d’animaux                                                                         Banque

6011                                                                                         53

          Achat d’engrais                                                                    Caisse

164                                                                                       261

          Emprunt LMT                                                               Parts sociales

Contrôle :

Remarque :

Comme vous pouvez le constater, pour clôturer un compte, on procède par addition. On ajoute le solde du côté où le solde est le plus faible.

La procédure en partie double permet une vérification des écritures comptables. C’est l’objet de la balance de vérification étudiée dans un prochain chapitre.

Et voilà n'hésitez pas à commentez!

Pour ces premiers enregistrements nous avons travaillé HT, il s'agit maintenant d'enregistrer avec la TVA !